ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК У ЗВІТІ З ЄСВ

Консультація із додатку до газети “Все про бухгалтерський облік” № 54 за 2016 р.

В даний час переважна більшість бухгалтерів формують та подають звітність щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (Звіт з ЄСВ) з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, яке мінімізує появу технічних помилок. Проте навіть досвідчені бухгалтери не застраховані від можливих огріхів у звітності. Тож розглянемо шляхи виправлення найбільш типових помилок.

Звіт із ЄСВ не подавався

У разі, якщо страхувальник взагалі не подавав звіт за попередній звітний період (періоди), то в поточному звітному місяці НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ відображення сум нарахованого єдиного внеску застрахованим особам за попередній звітний період (періоди).

У такому випадку страхувальнику необхідно подати Звіт із ЄСВ за попередній період (періоди) (як зазначено в п. 3 розд. V Порядку № 435).

Увага! Якщо мова йде про звіт за по­передній звітний період (періоди) до 2016 року, якого не подавали, то його слід подавати до органу Державної фіскальної служби України за формою, яка діяла з 01.05.15 р.

Такий звіт подається лише один раз за один звітний період.

Повторне подання замість помилкового звіту

Це можливо лише тоді, коли ще не минув термін подання Звіту з ЄСВ. Так, у п. 1 розд. V Порядку № 435 зазначено:У разі виявлення помилки у Звіті до закінчення строку подання цього Звіту страхувальник повторно формує та подає Звіт у повному обсязі до органу доходів і зборів за місцем обліку”. Тоді чинним вважатиметься останній електронний або паперовий Звіт із ЄСВ, поданий до закінчення строків подання звітності (не пізніше ніж 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного місяця).

Подаючи новий звіт, слід бути уважним, аби виправляючи одну помилку, не припуститися іншої.

Коли звіт подали помилково не за звітний, а за попередній період, страхувальнику треба подати його повторно за поточний період.

Якщо страхувальник до закінчення строку подання Звіту з ЄСВ подає за поточний звітний період лише окремі таблиці Звіту з ЄСВ із зазначенням типу форми “скасовуюча”, “додаткова”, то цей звіт вважають таким, що не подавався.

Виправлення помилок в таблиці 1

Відомості в таблиці 1 Звіту з ЄСВ можуть бути виправлені або під час подання Звіту на заміну помилкового, або ж у поточному звіті шляхом внесення відомостей до рядків 4 та 5.

Відомості в “шапці” таблиці 1 (наприклад, у реквізитах 14 та 15) виправити не вдасться.

Виправлення помилок в таблиці 5

  • Помилка у відомостях про пра­цівника

Якщо ви припустилися помилки в будь-якому з реквізитів таблиці 5 Звіту з ЄСВ, то формуйте та подавайте ДВІ таких таблиці (одну – зі статусом “скасовуюча” і неправильними рядка­ми, та другу – зі статусом “початкова” та правильними даними) й оформлюйте до них титульний аркуш.

  • Працівника не включили до таблиці 5

Буває, відомості про прийнятого працівника не включили до таблиці5, але водночас відомості в таблиці б стосовно нього за звітний період подали. Тоді в наступному звітному періоді потрібно подати таблицю 5 зі статусом “додаткова” за місяць прийняття працівника на роботу й окремим титульним аркушем.

Аналогічно діють у разі необхід­ності показати звільнення працівни­ка та в інших випадках, коли забули включити працівника до таблиці 5.

Виправлення помилок в таблиці 6

  • Працівника не включили до таблиці 6

Якщо зарплату працівникові було нараховано у відповідному місяці (про це свідчать первинні документи), але його забули включити до таблиці 6, вирішення проблеми буде таким (звіс­но, якщо минув термін подання звіту і вже не можна подати новий звіт за та­кий місяць): такий огріх можна виправити винятково в наступ­ному звітному періоді. У звіті за мі­сяць, у якому виявили помилку, в таб­лиці 6 окремим рядком показують таку зарплату з кодом типу нарахувань “2” у реквізиті 10 і зазначають місяць, за який було нараховано та не відобра­жено зарплату, у реквізиті 11.

Поза тим суму такої зарплати необ­хідно відобразити в рядку 4.1 табли­ці 1 Звіту з ЄСВ, в якому виявили по­милку, та вказати на зміст помилки.

  • Помилка в реквізитах (окрім сум) у таблиці 6

Якщо ви помилилися в реквізитах 6-10, 12-16 та 22-25 (зокрема, у податковому номері фізособи – платника податку, категорії застра­хованої особи, кількості днів трудо­вих відносин тощо) таблиці б, то для ви­правлення відомостей слід діяти так: формують і подають дві таблиці 6 (одну – зі статусом “скасовуюча”, де вказують неправильний рядок, другу – зі статусом “початкова” та правильним рядком). До того ж фор­мують до них титульний аркуш.

Якщо в таблиці 6 неправильно вка­зали звітний період (реквізит 3), а місяць нарахування (реквізит 11) правильно, то потрібно повторно по­дати весь правильний звіт.

Буває, що в таблиці 6 неправиль­но зазначили місяць нарахування (реквізит 11), а звітний період (рекві­зит 3) – правильно. Якщо подавали звіт в електронній формі, то така по­милка майже неможлива. Але в жит­ті трапляється все. Тоді потрібно дія­ти в один із таких способів:

  • якщо помилку виявлено до 20-го числа місяця, наступного за звітним (до граничної дати для подання Звіту з ЄСВ), то слід подати звіт повторно;
  • коли помилку побачили після 20-го числа, то варто ще раз сформу­вати та подати дві таблиці 6 (одну – зі статусом “скасовуюча”, другу – зі статусом “початкова”) й оформити до них титульний аркуш.

Якщо необхідно зменшити відомості в реквізитах 13-16 за попередні звітні періоди, можна застосувати знак і зазначити місяць і рік, за які потрібно змінити показник у поточному звіті. А от у разі потреби збільшити дані за цими показниками за попередні періоди слід сформувати таблицю 6 з ознакою “скасовуюча”, якою скасо­вують неправильний показник, та по­дати відомості про правильний збіль­шений показник у другій таблиці 6 із позначкою “початкова”.

  • Помилки в реквізитах із зар­платою та ЄСВ таблиці 6

Окреслимо перелік можливих по­милок:

  • доходи застрахованим особам нараховано та виплачено вчасно та в повній мірі, але в таблиці бнепра­вильно вказали суму доходу (більшу чи меншу), а єдиний внесок відобра­зили правильно;
  • доходи застрахованим особам на­раховано та виплачено вчасно та в повній мірі, у таблиці 6 правильно зазна­чено суму доходу, але єдиний внесок – неправильно (більше чи менше);
  • доходи нараховано та виплачено вчасно та в повній мірі, але в таблиці 6 неправильно зазначили і суму дохо­ду (якоїсь частини доходу не вклю­чили), і єдиний внесок із неї;
  • у попередньому періоді повністю чи частково не нараховано дохід, який донарахували в поточному періоді.

Слід знати, що подання коригу­вальних звітів у зв’язку з неправильно нарахованими сумами доходу та єди­ного внеску не передбачено. Усе за­вдяки пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики зарплати: якщо нарахування фонду оп­лати праці здійснюють за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, вияв­ленням помилок, то їх відображають у фонді оплати праці того місяця, у яко­му проводять нарахування.

Отже, перші три види помилок у по­передніх звітних періодах у таблиці 6 слід відображати в поточному звітно­му періоді окремим рядком з одним із кодів типу нарахувань (“2” – “12”) і зазначенням місяця, у якому мала місце помилка в реквізиті 11.

Зауважимо: донарахування (зайве нарахування) сум доходу та єдиного внеску тягне за собою також відоб­раження в таблиці 1. Його прово­дять у рядках 4 та/або 5, і воно може спричинити застосування штрафних санкцій.

Майте на увазі: будь-які виправ­лення щодо сум доходів застрахо­ваних осіб та/або сум єдиного внес­ку – підстава для перевірки страху­вальника.

Перейдемо до останнього, четвер­того, виду помилок. Річ у тім, що Звіт із ЄСВ до системи персоніфікова­ного обліку формується на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводять нарахування (обчислення) або які підтвер­джують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), грошового забез­печення, на які за законодавством нараховують внески.

Водночас суми зарплати відобра­жають окремо за кожну застра­ховану особу в таблиці 6. Отже, якщо суму за застрахованою особою не було нараховано, то її не можна включати до заробітку місяця, за який таку суму було нараховано. Знов-таки, згідно пп. 1.6.2 Інструкції зі ста­тистики зарплати відображаємо такі суми у фонді оплати праці того місяця, у якому було здійснено нара­хування. Як відомо, саме Інструкцією зі статистики зарплати слід керувати­ся під час визначення виплат, що під­лягають обкладенню ЄСВ (пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449), а відповідно, й відображенню у Звіті з ЄСВ.

Тож донараховану суму за поперед­ній місяць просто додайте до зарпла­ти працівника за поточний місяць (у якому виявили помилку) і відоб­разіть у звіті за такий місяць.

Помилки, пов’язані з коригуванням відпрацьованого часу

Не секрет, що подекуди (найчасті­ше – у бюджетних установах) та­бель подають до бухгалтерії за кіль­ка днів до закінчення місяця. Тож може так статися, що працівнику за­крили й оплатили останні дні робо­чими, а він зненацька захворів.

У такому випадку також доводить­ся коригувати не лише нараховану зарплату, але й дані таблиці б.

Виправляють цю помилку у два при­йоми:

  • Зменшують нараховану зарпла­ту. Для цього в окремому рядку таблиці 6 за звітний місяць відобража­ють суму надмірної зарплати та ЄСВ зі знаком із зазначенням відповід­ного попереднього місяця.
  • Відображають іще одним ряд­ком нарахування лікарняних та єди­ного внеску з них. У ньому заповню­ють реквізит 9, зазначають код “29”, а також у реквізиті 13 проставляють кількість календарних днів хвороби.

Увага! Вносити від’ємні значення сум нарахованої зарплати (доходу) допустимо лише:

  • у разі відображення сум пере­рахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу через тимча­сову непрацездатність, та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди;
  • у разі відображення сторнова­них сум відпускних за одночасного відображення допомоги з тимчасо­вої непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди.

Це стосується реквізитів 17-21 таблиці 6.